ROTOBALANCE s.r.o.
Antolská 2, 969 01 Banská Štiavnica
IČO: 36632899
IČ DPH: SK2021918954
Spoločnosť je zapísaná v OR OS Banská Bystrica Oddiel Sro číslo vložky 9893/S
1. Osobné údaje, ktoré spracovávame
Naša firma spracováva osobné údaje v troch kategóriách:
1) pracovno-právne vzťahy – zamestnanci
Identifikačné údaje: meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, miesto narodenia, číslo občianskeho preukazu, rodné číslo, číslo pasu alebo iného dokladu totožnosti, titul, štátna príslušnosť, národnosť, fotografia;
Kontaktné údaje: adresa trvalého/prechodného pobytu alebo bydliska, telefónne číslo, e-mailová adresa
Prevádzkové údaje: register pracovného času (t. j. údaje o čase, kedy jednotliví zamestnanci začínajú a končia pracovnú zmenu, aj údaje o prestávkach alebo čase, ktorý nie je do pracovného času zahrnutý),pracovná funkcia, identifikačné číslo zamestnanca, prístupový kód/heslo zamestnanca, online identifikátor, pracovná IP adresa;
Lokalizačné údaje: údaje určujúce geografickú polohu zamestnanca (najmä pri využívaní GPS), údaje v knihe jázd služobného vozidla;
Citlivé údaje: údaje o zdravotnom stave (potvrdenie o tehotenstve zamestnankyne, o invalidite zamestnanca, výsledky preventívnej lekárskej prehliadky vo vzťahu k práci, výsledky dychovej/krvnej skúšky na alkohol, údaje o psychickej pracovnej spôsobilosti), údaje o porušení predpisov trestného práva, priestupkového práva alebo občianskeho práva (výpis/odpis z registra trestov);
Ekonomické údaje: údaj o mzde, číslo bankového účtu, sociálna identita (údaje o rodinnom stave, počte detí, dosiahnutom vzdelaní) či fyzickú, fyziologickú (obraz osoby na videozázname) alebo mentálnu identitu (informácie o správaní a osobných vlastnostiach zamestnanca zachytené v pracovnom posudku).
Identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul, názov firmy, pozícia vo firme
Kontaktné údaje: adresa firmy/pobočky, telefónne číslo, e-mailová adresa
Ekonomické údaje: číslo bankového účtu firmy
3) databáza odberateľov – zákazníkov (aj potenciálnych)
Identifikačné údaje: meno, priezvisko, titul, názov firmy, pozícia vo firme
Kontaktné údaje: adresa firmy/pobočky, telefónne číslo, e-mailová adresa
Ekonomické údaje: číslo bankového účtu firmy
Osobné údaje v kategórii pracovno-právnych vzťahov spracovávame za účelom:
- pracovno-právnych vzťahov – plnenie zmluvného vzťahu
- personálnej agendy
- mzdovej agendy
- sociálneho poistenia
- zdravotného poistenia
- bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci
- dochádzkového systému
- knihy jázd
- kontroly dodržiavania pracovnoprávnych povinností
- ochrany majetku zamestnávateľa
- všeobecnej dokumentácie (záznamy zo služobných stretnutí, porád, školení a inštruktáží, bežnej korešpondencie a pod.)
Osobné údaje v kategóriách databáza dodávateľov a databáza odberateľov spracovávame za účelom:
- uzatvorenia zmluvy a jej plnenia, vyhotovenia objednávky, bankových prevodov
- vyhotovenia ponuky, objednávky, uzatvorenia zmluvy a jej plnenia, na ich prijatie a zaevidovanie, vybavenie objednávky, zaslanie tovaru, vydania účtovného dokladu, riešenia odstúpenia od zmluvy a prípadnej reklamácie.
- na účel našich oprávnených záujmov
z dôvodu bezpečnosti a ochrany zdravia
z dôvodu ochrany majetku našej firmy
z dôvodu ponuky a tovaru služieb v rámci marketingovej komunikácie, ak je možné odôvodnene očakávať, že zákazníci vedeli, že ich osobné údaje budú na tento účel spracované (registrácia v E-shope prostredníctvom formulára resp. kontaktov na našej webovej stránke)
V prípade návštevy našej stránky na sociálnej sieti Facebook, vyhodnocujeme na aké články ste si klikli alebo ako dlho ste si obsah prezerali. Facebook s nami zdieľa vaše osobné údaje z vášho profilu ako napr. vaše meno, vek, záujmy, pohlavie, fotografie. Aké dáta o vás Facebook zdieľa, to si nastavujete v rámci správy vášho užívateľského profilu na Facebooku.
3. Právny základ spracovávania osobných údajov
Všetky osobné údaje uvedené v bode 1. spracovávame na základe:
a) zmluvné a predzmluvné vzťahy
b) aktuálne platné zákony ako Zákonník práce, zákony o sociálnom poistení, o zdravotnom poistení, o dani z príjmov, o DPH atď., zákon o ochrane osobných údajov 18/2018 Z.z.
c) oprávnený záujem prevádzkovateľa - § 13 ods. 1 písmeno f) zákona č. 18/2018 Z.z. V tomto prípade vždy posudzujeme, aby sme spracovaním vašich osobných údajov neporušili vaše práva.
Ako nám môžete dať súhlas?
Súhlas na spracúvanie vašich osobných údajov nám môžete dať niektorých z tých spôsobov:
• cez online formulár na našej webovej stránke
• písomne – vzor súhlasu sa nachádza na našej webovej stránke alebo priamo u zodpovednej osoby v mieste sídla firmy
Ako môžete súhlas odvolať?
Súhlas so spracovávaním osobných údajov, ktorý ste nám dali, môžete kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať:
• zaslaním oznámenia na e-mailovú adresu: martina.palovicova@rotobalance.sk
• zaslaním oznámenia na adresu sídla firmy:
ROTOBALANCE s.r.o, Antolská 2, 969 01 Banská Štiavnica
6. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Zmluvy
o Zmluvy sa uchovávajú po dobu 5 rokov po strate platnosti
Ekonomická agenda a účtovníctvo
o Účtovné doklady sa uchovávajú podľa zákona po dobu 10 rokov.
E-shop
o Kúpne zmluvy uzatvorené prostredníctvom internetového obchodu sa uchovávajú po dobu vybavenia objednávky a po nevyhnutný čas pre prípad uplatnenia práv, napr. reklamácie.
Evidencia reklamácií
o Dokumenty vzťahujúce sa k reklamácií sa uchovávajú po dobu 5 rokov.
Vymáhanie pohľadávok/Súdne spory
o Dokumenty týkajúce sa vymáhania pohľadávok a/alebo súdnych sporov sa uchovávajú po dobu 10 rokov.
Mzdová agenda
o Mzdové listy - 50 rokov
o Výplatné listiny – 10 rokov
o Rodinné prídavky a materské príspevky – 5 rokov
o Prehlásenia k dani zo mzdy – 5 rokov
o Zrážky zo mzdy – 5 rokov
o Podklady k mzdám – 5 rokov
Agenda ľudských zdrojov
o osobné spisy zamestnancov – 70 rokov
o evidencia dochádzky – 3 roky
o evidencia dovoleniek – 3 roky
o popisy pracovných činností – 5 rokov
o PN, materská dovolenka, stravovanie zamestnancov, BOZP, neplatené voľno – 5 rokov
o sociálna starostlivosť – 10 rokov
o nemocenské poistenie – 10 rokov
o evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie – 10 rokov
o dohody o vykonaní práce – 5 rokov
o dohody o hmotnej zodpovednosti – 3 roky po strate platnosti
Všeobecné záznamy
o záznamy z pracovných stretnutí, školenie, inštruktáže, bežná korešpondencia – 3 roky
7. Tok osobných údajov – kto zbiera a spracováva osobné údaje
Všetky osobné údaje sú ukladané v databázach na serveri v sídle firmy ROTOBALANCE s.r.o. Spracúvať osobné údaje môžu len poverené osoby, ktoré sú poučené o mlčanlivosti.
1) pracovno-právne vzťahy – konateľ, personalista, ekonómka
všetky inštitúcie vyplývajúce zo zákona
externý bezpečnostný technik
pracovná zdravotná služba ProCare a.s.
2) Dodávateľská databáza - konateľ, ekonómka, asistentka, obchodný riaditeľ, manažér skladu a nákupu
3) Odberateľská databáza - konateľ, ekonómka, asistentka, obchodný riaditeľ, manažér skladu a nákupu, obchodný zástupca
8. Bezpečnosť osobných údajov
Všetky osobné údaje spracovávame v elektronickej a listinnej forme.
Každá poverená osoba, ktorá spracováva údaje zodpovedá za bezpečnosť osobných údajov tým, že ich chráni pred odcudzením, stratou, poškodením, zničením, sprístupnením neoprávneným osobám, zmenou, rozširovaním a zverejňovaním.
Za týmto účelom sa stanovujú nasledovné opatrenia:
1) Technické
a) Každá informačná jednotka nachádzajúca sa vo firme ROTOBALANCE s.r.o. je zapojená do miestnej siete LAN, pričom každý zamestnanec požíva svoje užívateľské heslo pre spustenie takejto jednotky.
b) Poverená osoba je povinná zálohovať všetky údaje.
c) Dvere kancelárie počas neprítomnosti poverených osôb sa zamykajú.
2) Organizačné
a) V prípade technických závad sa tieto hlásia konateľovi spoločnosti, ktorý zabezpečí ich nápravu.
b) Bez preukázateľného súhlasu je zakázané poskytovať osobné údaje pri telefonickom styku.
c) Informačné jednotky sa smú premiestňovať len so súhlasom konateľa a zodpovednej osoby.
9. Zodpovedná osoba
Informácie o osobných údajoch sa môžete dozvedieť od zodpovednej osoby:
Zodpovedná osoba: Mgr. Martina Palovičová tel.: 0908 501 963, e-mail:martina.palovicova@rotobalance.sk